Att jobba med assistenter över hela världen

Foto: Jens C Hilner

Arash och Roselle Niavarani är företagarna som först startade ett företag för att hjälpa till i hemmet. Nu har de valt att ta sitt företag ut i världen och de har anställda som kan välja att jobba precis vart de vill. Så länge de har med sig en laptop.

Allt som man kan göra på internet kan en assistent göra, inleder. Arash Niavrani. Förutom att han jobbar som sjökapten driver han också två bolag tillsammans med sin fru Roselle.

De två startade assistentföretaget Malmö Maids 2017. Malmö Maids erbjuder allt som ett hem kan tänkas att behöva. Utöver bara hemstädning erbjuder de också allt ifrån fönsterputsning till barnpassning.

De har också startat företaget Scandinavian Virtual Assistants. Där man istället kan använda sig av en assistent på avstånd.

• En virtuell assistent är som en vanlig assistent som kanske sitter i ett annat land och hjälper dig med kontorsarbeten som till exempel fakturering, kontakt med kunder, maila kunder, fixa schema. Allting man kan göra på internet, säger Arash.

Där ingår även att bygga hemsidor och sköta sociala medier.

• Vi såg att vi fick mer tid för oss själva och att vi såg en grej för andra företagsägare att vi kan hyra ut de här virtuella assistenterna till andra.

Assistenterna finns utspridda över hela världen. De har till exempel en grafisk designer som bor i Kenya.

Tanken är att bli störst i Norden. De vill erbjuda assistenter till olika företag. De menar att företag kommer att ha möjlighet att spara väldigt mycket pengar på till exempel kontorsutrymme eftersom arbetet helt och hållet sköts på nätet.

• Det här är ett jättebra jobb för dem och de kan till exempel sitta på stranden och göra sina uppdrag så länge de har datorer med sig. De jobbar oberoende av plats.

Den senaste tiden har det blivit populärt bland företag att börja se efter hur man kan lägga ut assistenter i ett annat land. I praktiken är det inte svårare än att de använder sig av en vanlig chattfunktion.

• Vi gjorde så att vi använde oss av WhatsApp. Vi startade en grupp med alla assistenter och oss själva. Där brukar min fru lägga in en massa uppgifter på kvällen för nästa dag och sedan kör de på nästa dag. Till exempel ”I started task 1” och när de är klara säger de till och så fortsätter de till nästa uppgift, säger Roselle.

Ledandet av arbetet sköts av en utvald person bland en grupp med X antal assistenter och då använder de sig av ”task”-systemet. Till exempel är “task 1” en uppgift som ska göras av alla och då har en person i uppdrag att se efter så att alla har gjort rätt.

En fördel med det här sättet att jobba, menar Arash, är att detta sätt att jobba ger mycket tid över för honom och Roselle att umgås. Fördelen är också att de hjälper andra eftersom de får en bra lön från det landet.

Det kan dock vara en utmaning att hitta rätt person på rätt plats.

• Någon som passar i laget. Man måste intervjua och testa dem lite. Det är lite tidskrävande men när de väl är igång kör de ju bara på. De blir bara bättre och bättre varje dag.

Feedback får ges på ett så bra sätt som möjligt på ett konstruktivt sätt. Som att säga till att de gör ett visst jobb på ett bra sätt. Om det blir fel så får man säga det på ett fint sätt.

Kommer det att bli vanligare i framtiden att leda ett team på det här sättet?

• Vi vet det. Allt blir mer digitalt så det här kommer också att bli mer och mer. Fler företagsägare kommer att se detta och det kommer att ge möjlighet att spara väldigt mycket pengar, avslutar Arash.

Av: Fredrik Bergström och Nina Jansdotter